规范加班制度有效保护企业合法利益

    广州华丽箱包有限公司（化名，以下简称华丽公司）是一家生产高档时装包的公司，在上海设有全国经销总部，因此，在上海招用的员工主要是工作时间较为灵活的业务人员。小纪是上海总部于2004年3月聘用的业务员，公司与他一年一签劳动合同，工资每月1600元。2006年3月小纪的第二份合同到期了，公司审核业绩后决定不再与其续约，于是在到期前一周书面通知小纪要求办理相关交接手续。刚接到离职通知的小纪对公司不续约行为表示无法理解，此后在交接工作的过程中小纪就向公司提出因公司每周六上午都要开业务例会的情况，他认为这属于加班行为公司应当支付加班工资。公司人事部门接到小纪申请后认为公司加班以加班申请单为准，而周六并非正常的工作不应认为加班便与小纪协商，为避免离职员工对公司的不满，公司最终在小纪离职结算单上写明补发1500元的双休加班工资。华丽公司以为单位这么做小纪应当满意的离职，但离职后小纪仍然认为单位还是没有与自己结清加班工资和奖金于是将公司告上了劳动仲裁要求单位支付加班工资伍仟多及离职前两个月的奖金差额800元。仲裁裁决支持了小纪奖金差额800元的要求但对于加班工资没有支持，小纪又将公司告上法院，最终法院维持了仲裁的裁决。

    案例分析：

    上海君拓律师事务所俞敏主任评析：

    本案主要涉及用人单位制定加班申请制度对员工是否有效，及用人单位如何利用与离职员工结算工资清单避免法律纠纷的相关事宜。上述情况用人单位经常遇到并且存在法律上的举证责任，笔者从如下两方面分析本案中企业制定和完善企业用工制度的必要性，希望对企业和劳动者都有所借鉴。

    一、 规范加班制度有效避免员工消极怠工

    按照法律规定员工超过规定的工作时间应该支付加班工资，现在很多单位确实普遍存在员工经常加班的情况，但是也有一些企业员工将本来能够在正常工作期间完成的工作任务拖延到下班以后完成，因此很多企业为了提高员工的工作积极性，规定要先审查所要加班的工作内容是否在规定的期间内是无法完成的，确实无法完成的才准许加班，这种制度就是加班审批制度。

    加班审批制度是单位用工制度的重要组成部分，企业可以将加班审批制度约定在劳动合同中，也可以根据自身的情况将加班审批制度规定在《员工手册》或者企业的规章制度中。如果企业将加班审批制度约定在员工手册中或者规定在规章制度中，则必须要将员工手册发放到员工手中或者将规章制度予以张贴公示，并注意保留证据，否则可能会对企业带来很多不必要的麻烦。因为根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》的规定第十九条，企业的规章制度只有向劳动者公示了才可以作为定案的依据。本案中华丽公司制定了加班审批制度并作为《员工手册》的重要内容发放到员工手中，但是华丽公司在发放的时候没有要求员工签收，因此庭审中小纪以此为由要求认定单位的加班审批制度无效，华丽公司制定提供了小纪自己填写的加班审批表，这才证实了小纪知道并应当知道公司加班审批制度的事实。在这里我们要提醒用人单位的是要注意保存用工制度公示的书面资料。

    二、 离职结算是用人单位与劳动者结清劳资纠纷的重要方式

    在本案的审理过程中还涉及到一个离职结算单的签订问题。很多企业在员工离职后，都要员工签订一份离职结算单，以保护自身的权益，但是只有一份措辞严谨，内容规范的结算单才能够起到这个作用。本案中，华丽公司也与当事人签订了离职结算单，但是仍然不能够避免被员工告上法庭，究其原因就是因为结算单的内容不够严谨，并未表明职工在职期间的所有费用均已结清，因此，导致员工再向公司追诉。离职结算单是双方劳动关系结束后双方权利义务的总结，因此企业在结算单中应当明确双方在劳动关系期间的各方面权利义务均已结清情况并以协议方式交员工签字确认，以避免日后的劳动争议纠纷。